Optimale orderpicking bij Smilde Foods

De onder de vlag van ‘moederbedrijf’ Royal Smilde opererende voedingsmiddelenproducent Smilde Foods Heerenveen leidt het orderpickproces en het voorraadbeheer van koelverse salades voor retail en foodservice in goede banen met het FOBIS Warehousemanagementsysteem van RBK Group uit Deventer. Enthousiast verschaffen Logistiek Manager Klaas Visser, Business Proces Analist Jeroen van Weperen en ‘key user’ Lammert Veldema ons tekst en uitleg over de meerwaarde van dit systeem.

De businessunit Foods van Royal Smilde te Heerenveen bestaat uit Smilde Foods, dat begin 2010 is ontstaan door het samengaan van Romi Smilfood en FanoFineFood. Smilde Foods heeft productievestigingen in Heerenveen, Oosterwolde en Emmen en een verkoopvestiging in Engeland. Het circa 300 medewerkers tellende voedingsmiddelenbedrijf biedt een breed en innovatief assortiment margarines, oliën, vetten, salades, quiches en sauzen voor zijn klanten in de internationale retail- en foodservicemarkt, de voedingsmiddelenindustrie, industriële bakkerijen en de Afrikaanse markt. Merken zijn Abee, Bebo, Fano, Novarin, Romi, Topper en Food Concepts.
Vorig jaar lanceerde het bedrijf het strategische plan ‘Koelvers’. Belangrijkste onderdelen van dit plan waren de concentratie van de saladeproductie op de locatie te Oosterwolde en de overheveling van de productie uit Emmen die in 2012 zijn definitieve beslag  zal krijgen. De verbouwing en de herindeling van de Oosterwoldese vestiging zijn in volle gang.

GRONDIGE ANALYSE
Tegen deze achtergrond zitten we aan de gesprekstafel met Klaas Visser, Jeroen van Weperen en Lammert Veldema, respectievelijk Logistiek Manager, Business Proces Analist en hoofdgebruiker van het door RBK Group geïmplementeerde WMS-systeem. Het gezelschap wordt gecompleteerd door Jan Wilbrink, partner van RBK Group en zijn collega Peter Harmens, die Senior Consultant op zijn visitekaartje heeft staan.
,,Het automatiseringstraject, dat heeft geleid tot de realisatie van RBK’s WMS-systeem in ons gereed product-magazijn, is in mei 2007 gestart op de vestiging in Oosterwolde,” vertelt Klaas Visser. ,,De samenwerking met RBK Group bestaat echter al langer. Zo wordt een deel van de aardappelkookafdeling van Smilde Foods te Oosterwolde aangestuurd met RBK’s software. Vier jaar geleden zijn we gestart met een grondige analyse van ons bedrijfsinformatiesysteem. Op basis hiervan hebben we er voor gekozen om één onderdeel definitief door te zetten: de realisatie van een warehousemanagementsysteem. De reden hiervoor was tweeledig. Alleerst vragen onze afnemers steeds meer om SSCC-labels op palletniveau.
Met een WMS-systeem wilden we onze elektronische datacommunicatie met klanten goed voor elkaar krijgen en er ook voor zorgen dat we aan hun SSCC-eis zouden kunnen voldoen. Ook de tracking & tracing van onze gerede producten wilden we hiermee optimaliseren. Elke gepickte productorder verwerkten we nog handmatig in een Excel-sheet, waardoor we elke ochtend wel een paar uur bezig waren om alle traceerbaarheidsinformatie goed te registreren.
Een speciale projectgroep, bestaande uit medewerkers van inkoop, logistiek en ICT, heeft een plan van eisen opgesteld, waaraan een WMS-systeem zou moeten voldoen. Dit plan hebben we ‘uitgezet’ in de markt. Een combinatie van factoren ligt ten grondslag aan onze uiteindelijke keuze voor RBK Group. Een belangrijke reden om voor RBK’s WMS-systeem te kiezen was dat we met RBK Group een partnership konden aangaan.”

SPARREN
Jan Wilbrink kijkt met plezier terug op de gesloten ‘deal’ tussen RBK Group en Smilde Foods. ,,Voor ons als automatiseringsspecialist is het belangrijk om voor lange tijd in zee te kunnen gaan met bedrijven zoals Smilde Foods. Door te sparren met klanten kunnen wij uiteindelijk gerichte automatiseringsoplossingen bieden.  De eisenlijst was een boekwerk van 60, 70 pagina’s.
Het op basis van deze eisen gerealiseerde WMS-systeem is niet alleen in staat om voor Smilde Foods het SSCC-probleem op te lossen en om de tracking & tracing te optimaliseren, maar biedt ook realtime inzicht in de performances op het gebied van orderpicking en afleverbeheer. Andere pijlers van ons systeem zijn het oplossen van THT-problemen en de snelheid en flexibiliteit, waardoor Smilde Foods er met korte orderleadtimes uitstekend mee kan werken.”
,,Het automatiseringstraject is sinds het begin ‘afgebakend’ voor uitsluitend het gereed product van Smilde Foods,” vult Peter Harmens zijn RBK-collega aan. ,,Het huidige WMS-systeem ‘begint’ bij de registratie van alle gerede producten die in het magazijn worden geplaatst. Vervolgens worden het hele productvoorraadbeheer en de orderpicking afgehandeld door dit systeem. RBK Group heeft tijdens de implementatie goed geluisterd naar opmerkingen van mensen van de werkvloer en het systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt.”

MOOIE TESTCASE
Als hoofdgebruiker is Lammert Veldema in zijn nopjes met het WMS-systeem. ,,Het is erg leuk om met dit systeem te werken, maar aanvankelijk was het voor de  medewerkers op de expeditie wel even wennen,” erkent hij. ,,Het systeem vereist een andere manier van werken, waarbij iedereen de discipline moeten hebben om zaken op een goede manier te registreren. Als saladeproducent hebben we, onder meer in de zomer, te maken met flinke afzetpieken. Medewerkers waren in deze periodes vroeger enorm druk om belangrijke informatie over gerede producten op papier te zetten.
Nu werken zij hiervoor met een volledig geautomatiseerd systeem. Om onze medewerkers hieraan te laten wennen, hebben we het systeem aanvankelijk eerst kleinschalig ingezet voor één afgebakende klant. Dit was voor ons een mooie en bovendien geslaagde testcase.”
Volgens Klaas Visser verdient zijn collega wat dat betreft een pluim. ,,Als administratief expeditiemedewerker is Lammert naar voren geschoven als hoofdgebruiker van het WMS-systeem. Sinds het begin heeft hij zich vol overgave op dit systeem gestort. Hij is namens Smilde Foods de motor geweest achter het geslaagde automatiseringstraject in samenwerking met RBK Group.”

VERDERE OPTIMALISATIES
Jeroen van Weperen ziet de toekomstige samenwerking met RBK Group met vertrouwen tegemoet ,,De komende tijd kijken we samen naar mogelijke verdere optimalisaties in onze expeditie. Het is bijvoorbeeld de vraag hoe we onze heftrucks zo min mogelijk kilometers in ons magazijn kunnen laten rijden.”